NPO法人設立に必要な書類と手続き　― 認証に必要な書類・発起人会・設立総会 ―

認証申請時には、原則として必要書類一式をそろえて提出する必要があります。

ただし、所轄庁から内容の確認や表現の調整について 補正を求められることは珍しくありません。

最初から完璧を目指すよりも、 書類全体の整合性を意識して準備することが重要です。

一般的には、
定款 → 設立趣旨書 → 事業計画書・活動予算書
の順で検討するケースが多いです。

定款は、その後に作成する書類すべての土台となるため、 最初に方向性を固めておくとスムーズです。

法律上、発起人会の開催は必須ではありません。

ただし、設立の目的や方向性、役員構成などを整理する場として、 実務上は開催されることが多いです。

発起人会での整理が、 後の書類作成や設立総会を円滑に進めることにつながります。

必ずしも対面で開催する必要はありません。

書面による議決や委任状を活用するなど、 状況に応じた開催方法を取ることも可能です。

ただし、誰がどのように合意したのかが分かる形で 議事録を作成することが重要です。

設立総会の時点では、NPO法人はまだ成立しておらず、 法律上は任意団体の会合となります。

そのため、NPO法に定められた社員総会の定足数や決議要件が 直接適用されるわけではありません。

もっとも、認証審査では、 社員となる予定者の十分な合意があったかどうかが確認されるため、 実務上は、将来の社員総会を想定した形で開催するのが一般的です。

法律上、設立総会議事録への署名が 明文で義務付けられているわけではありません。

しかし、認証審査では合意内容を客観的に確認できることが重視されるため、 実務上は署名が必須と考えて対応するのが安全です。

一般的には、議長および出席した社員のうち2名以上が 署名（または記名押印）を行います。

軽微な不備であれば、 補正の指示を受けて修正することで対応できるケースが多いです。

ただし、設立趣旨や事業内容など、 根本的な部分に問題がある場合には、 申請全体の見直しが必要になることもあります。

定款の内容によっては、 社員総会での承認や、所轄庁の認証が必要になる場合があります。

特に、目的や事業内容、機関に関する事項などは、 変更のハードルが高いため、 設立前に十分に検討しておくことが重要です。